CLEOBIL プライバシーポリシー

01適用範囲および他の文書との関係

1. 本プライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます。）は、株式会社BiL（以下「当社」といいます。）が提供するAI音声対話エンジン「CLEOBIL」（以下「本サービス」といいます。）における個人情報等の取扱いを定めるものです。
2. 本ポリシーにおける用語は、本ポリシーに別段の定めがある場合を除き、「CLEOBIL」利用規約（以下「利用規約」といいます。）および個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）における定義に従います。
3. 当社と利用者との間で、個別契約、データ処理契約、セキュリティ別紙その他個人情報等の取扱いに関する個別の合意（以下「個別合意」といいます。）がある場合、当該個別合意が本ポリシーに優先します。
4. 本ポリシーと利用規約その他の個別規定が矛盾または抵触する場合、個人情報等の取扱いに関する事項については、本ポリシーが優先します。

02個人情報取扱事業者の表示

名称：株式会社BiL

住所：東京都港区南青山3丁目1番36号 青山丸竹ビル6階

代表者：代表取締役 原田 弘喜

03当社が取得または取り扱う情報

当社は、本サービスに関連して、次の情報を取得または取り扱います。具体的な情報項目は、利用者による本サービスの利用方法、設定および個別条件により異なります。

1. 利用者の担当者、管理者および本サービス利用者に関する情報：氏名、所属法人、部署、役職、メールアドレス、電話番号その他の連絡先
2. アカウントおよび認証に関する情報：ユーザーID、アカウント識別子、権限情報、認証に必要な情報、ログイン履歴その他のアカウント管理情報
3. 契約、請求およびサポートに関する情報：申込内容、契約条件、請求・支払情報、商談・打合せ・問い合わせ・障害対応等において提供される情報および対応履歴
4. エンドユーザーおよび受講者に関する情報：氏名、所属、役職、電話番号その他の連絡先、顧客・取引・予約・商品・サービス・研修等に関する情報、音声対話またはテキスト対話の内容、発話内容、入力内容、シナリオその他利用者またはエンドユーザーから提供される情報
5. 通話およびセッションに関する情報：発着信番号、通話・接続日時、通話時間、セッション識別子、通信状態その他のメタデータ
6. ログデータおよび生成情報：音声対話内容をテキスト化したデータ、要約、評価、スコア、フィードバック、レポート、生成された回答、処理結果その他本サービスが取得または生成する情報
7. 技術情報および利用状況情報：IPアドレス、端末・OS・ブラウザに関する情報、アクセス日時、操作履歴、API利用履歴、エラー情報、監査ログ、セキュリティログその他本サービスの利用および運用に伴い自動的に取得される情報
8. Cookie等により取得する情報：Cookie識別子、閲覧ページ、参照元、クリック・スクロール等の操作情報その他当社ウェブサイトまたは本サービスの利用状況に関する情報
9. その他、利用者または本人が当社に提供する情報、および当社が適法に取得する情報

04当社の立場および利用者の責任

1. 当社が、利用者の担当者情報、契約情報、問い合わせ情報、当社ウェブサイトの利用情報その他当社が自ら利用目的を定めて取得する個人情報を取り扱う場合、当社は当該個人情報について個人情報取扱事業者として取り扱います。
2. 当社が、利用者から委託を受けてエンドユーザーまたは受講者に関する個人データ、利用者データ、音声データまたはログデータ（以下、総称して「受託データ」といいます。）を取り扱う場合、当社は、原則として、利用者の委託先として、利用規約、個別合意、本サービスの仕様および利用者からの合理的かつ実行可能な指示の範囲内で取り扱います。
3. 受託データの利用目的の特定、エンドユーザーまたは受講者に対する通知、公表、説明または同意取得、労働関係法令・就業規則・社内規程への対応その他利用者側で行うべき手続は、利用者が責任を負います。当社は、利用者による当該手続に必要な範囲で、当社が保有する情報を合理的に提供します。
4. 利用者は、当社に受託データを提供し、または本サービスを通じてこれを取り扱わせるために必要な権限および法的根拠を有することを確認するものとします。

05利用目的

1. 当社は、当社が自ら利用目的を定めて取得する個人情報を、次の目的で利用します。
   1. 本サービスの申込み受付、本人・所属確認、契約締結、アカウント発行、認証および権限管理のため
   2. 本サービスの提供、設定、運用、維持、保守、アップデートおよびサポートのため
   3. 問い合わせ、相談、苦情、障害および不具合への対応、ならびに重要な連絡を行うため
   4. 料金計算、請求、支払確認、債権管理および契約管理のため
   5. 本サービスの安全性確保、不正利用防止、アクセス制御、監査、障害調査およびセキュリティインシデント対応のため
   6. 本サービスおよび当社ウェブサイトの利用状況の把握、統計分析、品質改善、性能向上および新機能・新サービスの企画開発のため
   7. 当社のサービス、セミナー、資料、事例その他当社事業に関する案内、営業活動およびマーケティングのため（配信停止の申出があった場合を除きます。）
   8. アンケート、ヒアリング、利用状況調査および顧客満足度調査のため
   9. 利用規約その他の契約違反への対応、紛争・請求への対応、法令遵守および権利の保全・行使のため
   10. 前各号に付随または関連する目的のため
2. 当社は、受託データを、次の目的で、利用者のために取り扱います。
   1. AIによる音声対話またはテキスト対話、音声認識、文字起こし、要約、評価、スコアリング、フィードバック生成、レポート生成、回答生成および個別に合意した外部システム連携等の機能を提供するため
   2. 利用者によるログデータ、生成コンテンツおよびレポート等の閲覧、管理、出力またはエクスポートを可能にするため
   3. 本サービスの維持、運用、保守、障害対応、不具合調査および利用者サポートのため
   4. セキュリティ確保、不正利用防止、利用状況確認およびインシデント対応のため
   5. 請求、課金、利用上限管理および契約管理その他本契約の履行のため
3. 当社は、受託データを当社独自の広告、営業その他利用者から委託された業務と無関係な目的に利用しません。当社が本サービスの品質改善、性能向上、新機能開発その他当社独自の目的で情報を利用する場合は、個人および利用者を識別できない統計情報その他法令上許容される形式に加工した情報に限ります。
4. 当社が、個人または利用者を識別可能な受託データを当社独自の品質改善等の目的で利用する場合は、個別合意により、その対象、目的、期間および取扱条件を明示した上で、法令上必要な同意を取得します。ただし、次条に定めるAIモデルその他の機械学習モデルの学習等については、同意の有無にかかわらず行いません。
5. 当社は、利用目的を変更する場合、変更前の利用目的と合理的な関連性を有する範囲で行い、法令に従い本人への通知または公表その他必要な措置を講じます。

06AIモデルその他の機械学習モデルの学習等への不利用

1. 当社は、利用者データ、受託データ、ログデータ、音声データ、生成コンテンツその他利用者またはエンドユーザーに由来する情報を、当社または第三者が提供するAIモデルその他の機械学習モデル（汎用モデル、個別モデルその他その種類を問いません。）の学習、改善、ファインチューニングまたは再訓練のために利用しません。
2. 当社は、外部AIサービス提供者その他の第三者に対し、前項の情報を同項の目的で利用させません。当社は、契約、サービス設定その他合理的な方法により、当該不利用を確保します。
3. 個人および利用者を識別できない統計情報その他法令上許容される形式に加工した情報についても、第1項の目的には利用しません。
4. 本サービスの提供時に、入力情報をAIモデルその他の機械学習モデルに送信し、回答、分析、評価その他の出力を生成させる処理は、当該モデルの学習、改善、ファインチューニングまたは再訓練とは異なる推論処理であり、本条は当該推論処理を禁止するものではありません。

07音声データの取扱い

1. 当社は、本サービスの提供に必要な範囲で音声データを一時的に処理します。個別合意がある場合を除き、音声データそのものを当社が管理する永続的な保存領域に継続して保存しません。
2. 音声データは、音声認識、音声合成、通信その他本サービスの提供に必要な外部サービスにおいて、一時的に処理、保存またはキャッシュされることがあります。外部サービスにおける取扱いは、第11条および第12条に従います。
3. 音声データそのものを継続保存しない場合であっても、当該音声から生成された文字起こし、要約、評価、スコア、フィードバック、レポート、通話メタデータその他のログデータは、本ポリシーおよび個別条件に従い保存されることがあります。

08保存期間および削除

1. 音声対話内容をテキスト化したデータ、評価、スコア、フィードバック、レポートその他利用規約上のログデータの保存期間は、原則として取得日から14日間とします。法令に基づく保存義務がある場合、個別条件に別段の定めがある場合、または社内トレーニング利用について別途の保存期間が合意されている場合は、当該期間によります。
2. 当社は、前項の保存期間経過後、対象データを削除し、上書きし、または個人および利用者を識別できない統計情報その他の非識別化情報に加工します。
3. バックアップ、監査ログ、セキュリティログその他システム運用上必要な情報は、合理的な期間保存されることがあります。当社は、これらを通常の業務利用に供さず、保存目的が終了した後、当社所定の方法により削除、上書きまたは非識別化します。
4. 利用者の担当者情報、契約情報、請求情報、問い合わせ履歴その他当社が自ら利用目的を定めて保有する情報は、利用目的の達成に必要な期間、契約上必要な期間、または法令上必要な期間保存します。
5. 本契約終了後、当社は、利用規約、個別合意、本ポリシーおよび当社のデータ削除手順に従い受託データを削除または非識別化します。利用者は、必要なデータを保存期間内に自らエクスポートし、保管するものとします。
6. 紛争対応、権利保全、法令遵守または行政・司法機関の要請への対応のため保存が必要な情報については、必要な範囲および期間に限り保存することがあります。

09要配慮個人情報等

1. 当社は、本サービスの通常の提供に必要のない要配慮個人情報またはセンシティブ情報を積極的に取得することを予定していません。
2. 利用者は、思想、信条、宗教、病歴、障害、犯罪歴、労働組合への加入、性生活、性的指向、性自認、人種、民族、門地その他の要配慮個人情報またはセンシティブ情報を、必要性なく本サービスに入力し、またはエンドユーザーもしくは受講者に入力させないものとします。
3. 本サービスの利用目的上必要で、かつ適法な手続を経て要配慮個人情報等が取り扱われる場合、当社は、利用者からの指示および個別合意に従い、必要な範囲に限定して取り扱います。

10第三者提供

1. 当社は、本人の同意がある場合または法令で認められる場合を除き、当社が保有する個人データを第三者に提供しません。
2. 次の場合は、個人情報保護法上、第三者への提供に該当しない場合があります。
   1. 利用目的の達成に必要な範囲で個人データの取扱いを委託する場合
   2. 合併、会社分割、事業譲渡その他の事業承継に伴って個人データが提供される場合
   3. 法令に従って共同利用を行い、必要な事項をあらかじめ公表または本人が容易に知り得る状態に置いた場合
3. 当社は、個人データを名簿業者その他の第三者に販売し、またはオプトアウト方式により第三者提供することを予定していません。
4. 当社が個人情報保護法上の匿名加工情報を作成し、または第三者に提供する場合は、同法その他適用法令に従い、必要な事項の公表、安全管理措置その他の措置を講じます。

11外部サービスおよび再委託

1. 当社は、本サービスの提供にあたり、クラウドサービス、音声認識サービス、音声合成サービス、大規模言語モデルAPIその他のAI関連サービス、通信サービス、認証サービス、監視サービスその他の外部サービスを利用し、または業務の全部もしくは一部を第三者に再委託することがあります。
2. 当社は、外部サービスまたは再委託先の選定にあたり、安全管理措置、データの取扱条件、保存期間、秘密保持義務、再委託条件および第6条に定めるAIモデル等の学習不利用その他必要な事項を合理的に確認し、契約締結、設定管理、取扱状況の確認その他必要かつ適切な監督を行います。
3. 当社は、主要な外部サービスまたは再委託先について、正式名称、利用目的、処理するデータの種類、所在国、主な保存国または処理国、保存期間、AIモデル等の学習不利用、安全管理措置の概要その他合理的に必要な情報を記載した「外部サービス・再委託先一覧」を、当社ウェブサイトその他当社所定の方法により継続的に提供し、必要に応じて更新します。
4. 外部サービスまたは再委託先の変更が、利用者の情報管理、セキュリティ、法令遵守または本サービスの継続利用に重大な影響を及ぼすと当社が合理的に判断する場合、緊急その他やむを得ない場合を除き、合理的な期間をもって事前に利用者に通知します。緊急その他やむを得ない場合は、合理的に可能な限り速やかに事後通知します。

12外国における取扱い

1. 本サービスの提供に利用する外部サービスまたは再委託先において、個人データが日本国外で保存、処理またはアクセスされる場合があります。
2. 当社は、主要な保存国・処理国、外部サービス提供者または再委託先の名称、データの取扱条件、保存期間、AIモデル等の学習不利用その他合理的に必要な情報を、前条第3項の一覧により提供します。
3. 当社は、外国にある第三者に個人データを取り扱わせる場合、適用法令に従い、契約その他の方法による相当措置の確保、当該措置の実施状況および当該外国の制度の定期的な確認、問題発生時の是正その他必要な措置を講じます。相当措置の継続的な実施を確保することが困難となった場合、当該第三者への提供の停止その他必要な対応を行います。
4. 利用者は、エンドユーザーまたは受講者に対する国外取扱いの通知、公表、説明または同意取得その他適用法令上必要な手続を行うものとし、当社はそのために合理的に必要な情報を提供します。

13安全管理措置

当社は、個人データの漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、不正利用その他のリスクに応じ、次の安全管理措置を講じます。安全管理に支障を及ぼすおそれがある詳細を除き、追加情報を本人または利用者から求められた場合は、合理的な範囲で回答します。

1. 基本方針および規律の整備：個人情報の適正な取扱いに関する基本方針、社内規程、取扱手順および責任体制を整備します。
2. 組織的安全管理措置：個人データの取扱責任者・担当者の明確化、取扱状況の把握、アクセス・操作記録の確認、漏えい等事案への報告連絡体制、定期的な点検および必要な見直しを行います。
3. 人的安全管理措置：個人データを取り扱う役員、従業者および業務従事者に秘密保持義務を課し、必要な教育、研修および監督を行います。
4. 物理的安全管理措置：個人データを取り扱う区域、端末および媒体へのアクセス管理、機器・媒体の盗難・紛失防止、持出し・廃棄時の管理その他必要な措置を講じます。
5. 技術的安全管理措置：利用者・権限に応じたアクセス制御、認証、通信経路の暗号化、ログの取得・監視、不正アクセス対策、脆弱性およびマルウェア対策、バックアップその他リスクに応じた措置を講じます。
6. 外的環境の把握：外国において個人データを取り扱う場合、当該外国の個人情報保護制度その他の外的環境を把握した上で、安全管理措置を実施します。
7. 委託先管理：委託先の選定、契約、再委託管理および取扱状況の確認を通じて、必要かつ適切な監督を行います。

14漏えい等およびセキュリティインシデントへの対応

1. 当社は、個人データの漏えい、滅失、毀損、不正アクセスその他のセキュリティインシデントが発生し、または発生したおそれがあることを認識した場合、事実確認、原因調査、被害拡大防止、復旧および再発防止に必要な措置を講じます。
2. 本サービスに関連する受託データ等のセキュリティインシデントについて、当社は、合理的に可能な限り速やかに利用者に通知し、利用者による本人通知、監督官庁への報告、原因調査、被害拡大防止および再発防止に合理的な範囲で協力します。
3. 当社が法令上、個人情報保護委員会その他の監督機関への報告または本人への通知を行う義務を負う場合、当社は法令に従い必要な対応を行います。

15AIによる評価等に関する透明性

1. 本サービスは、対話内容等に基づき、回答、要約、評価、スコア、フィードバックまたはレポートを生成することがあります。これらは、個人に関する情報または個人データに該当する場合があります。
2. AIによる出力には、誤り、不正確性、偏り、不完全性または文脈不適合が含まれる可能性があります。当社は、本サービスの出力のみを用いて、雇用、査定、賃金、昇格、降格、配置転換、懲戒、契約更新、与信その他本人に重大な影響を及ぼす最終判断を行いません。
3. 利用者は、本サービスの出力を本人に重大な影響を及ぼす判断の唯一のまたは決定的な根拠として使用せず、必要な説明、異議申出・相談の機会および人間による総合的な確認・判断を確保するものとします。

16Cookieおよびアクセス解析ツール

1. 当社ウェブサイトおよび本サービスでは、ログイン状態の維持、セキュリティ確保、設定保存、利用状況の把握、利便性向上およびサービス改善のため、Cookieおよびこれに類する技術を使用することがあります。
2. 当社ウェブサイトでは、Google LLCが提供するGoogle Analytics 4およびMicrosoft Corporationが提供するMicrosoft Clarityを利用しています。これらのサービスにより、Cookie識別子、IPアドレス、端末・ブラウザ情報、閲覧ページ、参照元、滞在時間、クリック、スクロールその他の利用状況情報が各提供者に送信される場合があります。当社は、これらの情報をウェブサイトの利用状況分析、品質改善およびマーケティング分析に利用します。
3. 各提供者による情報の取扱いは、各提供者のプライバシーポリシーその他の規約に従います。利用者または本人は、ブラウザの設定、Google Analyticsオプトアウトアドオンその他各提供者が用意する方法により、Cookieの拒否または計測の停止を行うことができます。ただし、Cookieを無効にした場合、本サービスまたは当社ウェブサイトの一部機能が利用できなくなることがあります。
4. 本サービスの管理画面その他認証を伴う領域に新たなアクセス解析ツール等を導入し、個人情報等の取扱いに重要な影響を及ぼす場合、当社はその名称、取得情報、利用目的その他必要な事項を公表または通知します。

17保有個人データの開示等

1. 本人またはその代理人は、当社が開示等を行う権限を有する保有個人データについて、利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去、第三者提供の停止または第三者提供記録の開示（以下「開示等」といいます。）を、個人情報保護法に基づき請求することができます。
2. 開示等の請求は、第19条の窓口に、請求内容、対象となる情報を特定するために必要な事項、本人または代理人であることを確認するために必要な情報を記載して行ってください。当社は、本人確認のため、当社が既に保有する情報との照合、本人確認書類の提示その他合理的な方法を求めることがあります。
3. 当社は、法令に従い、本人が指定した方法により開示します。ただし、当該方法による開示に多額の費用を要する場合、その他当該方法による開示が困難な場合は、書面の交付その他当社が定める方法により開示します。
4. 開示等の請求に関する手数料は、原則として徴収しません。本人確認書類の取得、郵送その他請求者側で発生する費用は、請求者の負担とします。
5. 当社は、法令上開示等を行わないことが認められる場合、請求対象が当社の保有個人データに該当しない場合、本人確認ができない場合その他法令上の要件を満たさない場合、請求の全部または一部に応じないことがあります。その場合、法令に従い、その旨を通知します。
6. 受託データについて、当社が自らの判断で開示等を行う権限を有しない場合、当該データは原則として利用者の保有個人データとなります。エンドユーザーまたは受講者は、当該利用者の窓口に請求してください。当社は、利用者から合理的な依頼を受けた場合、開示等への対応に必要な範囲で協力します。
7. 当社からの案内またはマーケティング情報の配信停止は、配信メールに記載された方法または第19条の窓口への申出により受け付けます。

18本ポリシーの変更

1. 当社は、法令の改正、本サービスの内容、取扱う情報、外部サービスまたは安全管理措置の変更その他必要に応じて、本ポリシーを変更することがあります。
2. 当社は、本ポリシーを変更する場合、変更後の内容および効力発生日を当社ウェブサイトへの掲載、電子メール、管理画面上の通知その他合理的な方法により公表または通知します。
3. 本人の同意が法令上必要となる変更については、当社は必要な同意を取得します。

19問い合わせおよび苦情の申出先

本ポリシー、個人情報等の取扱い、開示等の請求または苦情に関する問い合わせは、次の窓口までご連絡ください。

株式会社BiL 個人情報保護責任者

住所：東京都港区南青山3丁目1番36号 青山丸竹ビル6階

メールアドレス：sales@bil-inc.co.jp